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​EMI - Eureka MICE International Ltd

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Congressystem funziona per canali dedicati: ogni evento dispone di un proprio sistema online autonomo, totalmente svincolato dagli altri e completamente personalizzato alle esigenze dell’evento.

1

ATTIVAZIONE EVENTO

Inserendo online le informazioni di base  sull'evento necessarie a organizzare il sistema di iscrizione e/o prenotazione alberghiera personalizzato alle sue esigenze

2

predisposizione del sistema

Realizzazione del sistema personalizzato alle esigenze dell'evento relativamente alle Iscrizioni e/o prenotazioni alberghiere

3

PRODUZIONE LINK

Produzione del link  da inserire nel sito dell'evento per  l'accesso diretto al sistema  da parte dei partecipanti per effettuare le  iscrizioni e/o le prenotazioni online 

4

PANNELLO DI CONTROLLO

Contestualmente al link verranno altresì fornite all'ente promotore le credenziali per accedere al proprio pannello di controllo che permetterà il monitoraggio in tempo reale dell'andamento delle iscrizioni e/o  prenotazioni  dei partecipanti

In base alle esigenze dell'evento potranno infatti essere attivati e utilizzati tutti o anche solo parte delle opzioni previste dal Congressystem: 

1) Sistema di Iscrizione online con raccolta e  gestione delle iscrizioni e delle relative quote

2) Emissione automatica di ricevute/fatture, documenti, corrispondenza    

3) Gestione degli allotment e delle prenotazioni alberghiere online

4) Gestione degli Abstract

5) Revisione e aggiornamento Database

6) Campagne promozionali, spedizioni invii

7) Realizzazione del sito dell'evento

8) Realizzazione e gestione della Newsletter

9) Altri supporti mirati alle esigenze del committente e previsti dal sistema

Per utilizzare Congressystem:

1) Il comitato promotore dovrà compilare l'apposito Form di richiesta attivazione  (disponibile a questo link ), inserendo tutte le informazioni necessarie a predisporre l'impianto riferito ai servizi richiesti.

2) Conformemente a quanto indicato nel form di attivazione la segreteria del Congressystem provvederà quindi a predisporre il sistema di gestione personalizzato alle esigenze e alle caratteristiche dell'evento con tutte le funzioni richieste.

3) Per l'opzione riferita al sistema di  prenotazioni alberghiere online la segreteria provvederà a selezionare e coinvolgere gli hotel della destinazione ritenuti idonei.

Gli Hotel selezionati, verificate caratteristiche  e esigenze dell'evento,  provvederanno a inserire nel sistema di prenotazione dedicato, le  loro disponibilità e le migliori tariffe che nel tempo potranno essere via via aggiornate al fine di  garantire sempre  la massima disponibilità all'evento  e  le migliori condizioni ai partecipanti.

4) La segreteria provvederà quindi a completare il sistema  dedicato e personalizzato all’evento, con tutte le funzioni e informazioni necessarie e a produrre il link che, inserito nei siti web istituzionali e in tutta la comunicazione promozionale, consentirà ai partecipanti l’accesso diretto al sistema per effettuare online le iscrizioni, le prenotazioni alberghiere e il pagamento delle relative quote.

 

5) Cliccando su tale link   il partecipante avrà accesso al sistema  e potrà effettuare la propria iscrizione, pagare la quota prevista, scegliere la sistemazione alberghiera preferita esaminando le caratteristiche di ciascun hotel, la distanza dalla sede dell'evento e ogni altra informazione utile per la  scelta e procedere quindi  a formalizzarla inserendo i dati della propria carta di credito.

N.B.: Il link di accesso al sistema è unico ed esclusivo, identifica cioè solo  quell’evento e indirizza al sistema  espressamente dedicato. Non vi sono  quindi rischi che si possano generare  confusioni con altri eventi gestiti in contemporanea

Il Presidente o il Referente incaricato dell’ente promotore potrà seguire in tempo reale, dal proprio pannello di controllo, anche da cellulare, l’andamento di iscrizioni, prenotazioni e pagamenti. Attivando l’opzione “Alert” avrà modo di essere immediatamente avvisato tramite messaggio e/o email per ogni avvenuta iscrizione e/o prenotazione