CONTACT US

​EMI - Eureka MICE International Ltd

Email:              info@eurekamice.com

Phone:            +356.99669597
Address: 
         5 Majestic Court - Mary's Street
                       Mellieha MH1337- Malta

VAT Number:    MT 2058-6136

Company  Reg: C - 54378

GET UPDATED

  • w-facebook

Condizioni Generali

Mediante la compilazione del Modulo di richiesta online per l’attivazione del Congressystem per un determinato evento,  si dichiara implicitamente di essere a conoscenza e di accettare  le Condizioni generali  qui di seguito indicate.

 

Del Sistema

 

1) Il Congressystem è un sistema di iscrizione e prenotazione online espressamente concepito  per gli eventi: per la raccolta e la gestione delle iscrizioni, per la contabilizzazione delle quote, la gestione degli abstract, la gestione degli allotment e delle prenotazioni alberghiere, che, nei casi previsti, riconosce all’ente promotore  dell’evento che lo utilizza, una commissione contributo pari al 5% dell’ammontare degli importi imponibili relativi alle prenotazioni alberghiere effettuate attraverso il sistema stesso.

 

2) Congressystem funziona per canali dedicati. Ogni evento dispone quindi di un proprio sistema di iscrizione e prenotazione online autonomo, totalmente svincolato dagli altri e completamente personalizzato all’evento e alle sue esigenze.

 

3) Il sistema, completo delle applicazioni, è  fornito da Eurekamice  all'ente promotore, già personalizzato  alle esigenze dell’evento, alle condizioni qui indicate.

 

4) L’uso del Congressystem è temporaneo, limitato esclusivamente  alla realizzazione dell’evento,  sino alla sua conclusione  e cioè sino al perfezionamento di tutte le prenotazioni ad esso riferite, effettuate per suo tramite.

 

5) Così come concepito e proposto, l’utilizzo del Congressystem è completamente gratuito  per  l’utente finale  del servizio (il partecipante all’evento che si iscrive e/o prenota il proprio soggiorno attraverso il sistema). 

 

6) Possono usufruire del Congressystem e beneficiare dei relativi vantaggi, tutti gli enti promotori di eventi nella persona del loro legale rappresentante 

 

7) L’ente promotore, nella figura del suo legale rappresentante, può delegare soggetti terzi (delegati esterni, PCO, DMC, Agenzie organizzative, etc.) all’attivazione e gestione del Congressystem,  dandone preventiva comunicazione scritta ad EMI - Eureka MICE International, nella quale sia indicato chiaramente  i riferimenti del soggetto delegato, autorizzato a operare in nome e per conto dell’ente promotore. Nella stessa comunicazione dovrà inoltre essere specificato il soggetto beneficiario del contributo se diverso dall’ente promotore dell’evento. 

 

8) Il Congressystem è concesso in uso esclusivamente  personale e non commerciale. Pertanto, non è consentito rivendere, utilizzare, copiare, inserire deep-link, monitorare (utilizzando per esempio spider, scrape), visualizzare, scaricare o riprodurre nessun contenuto o informazione, software, prenotazioni, biglietti, prodotti o servizi disponibili sul sistema  per nessun tipo di attività avente scopo commerciale o concorrenziale.

 

9) Il sistema, le singole applicazioni, il sito web, il logo sono proprietà esclusiva diEurekmice (EMI Eureka MICE International Ltd).

 

 

Del servizio

 

10) Attraverso il Congressystem EMI Eureka MICE International oltre a permettere di effettuare tutte le operazioni riferite all'iscrizione all'evento e al pagamento delle relative quote, fornisce  una piattaforma online che consente anche ad hotel, strutture ricettive  e fornitori di servizi di proporre i propri prodotti e servizi ad organizzatori e  partecipanti all’evento e a questi  di effettuare le prenotazioni direttamente alle strutture e/o operatori di loro interesse. 

 

11) Per utilizzare il sistema di iscrizione e prenotazione online personalizzato per il proprio evento, l’ente promotore deve compilare l’apposito  "Modulo di richiesta" disponibile online al sito www.congressystem.org. con tutte le informazioni richieste, necessarie ad organizzare la raccolta delle iscrizioni e la ricettività in funzione delle esigenze dell’evento.

A seguito della compilazione del Modulo di richiesta, EMI - Eureka MICE International provvederà a:

a) impostare la modulistica funzionale all'iscrizione all'evento e al pagamento delle quote relative

b) e a selezionare, coinvolgere e attivare  le strutture ricettive e gli operatori di interesse della destinazione in cui si svolge l’evento

c) conseguentemente, a dedicare all’evento un canale specifico del sistema di prenotazione online Congressystem inserendovi tutte le personalizzazioni necessarie.

Perfezionata tale procedura EMI Eureka MICE International fornirà all’ente promotore:

a)  Il link che consentirà ai partecipanti di accedere al sistema personalizzato di iscrizione e prenotazione online dedicato all’evento. Tale link  potrà essere inserito nei siti web istituzionali (dell’evento, dell’ente promotore, etc) e nella comunicazione finalizzata a promuoverne la partecipazione.

Tale link è unico ed esclusivo, identifica solo  quell’evento, e indirizza a uno specifico settore del sistema di iscrizione e prenotazione online dedicato e personalizzato a quell'evento. Non vi è quindi rischio che si creino confusioni con altri eventi gestiti in contemporanea dal Congressystem.

Cliccando sul link il visitatore avrà accesso diretto al sistema di iscrizione e prenotazione online dell'evento con la visualizzazione delle varie quote di iscrizione, degli hotel convenzionati,  delle disponibilità  e delle tariffe e condizioni praticate. Potrà quindi provvedere alla propria iscrizione e a scegliere la sistemazione  preferita esaminando le caratteristiche di ciascun hotel, la distanza dalla sede dell'evento e ogni altra informazione e procedere conseguentemente a formalizzare la prenotazione inserendo i dati della propria carta di credito.

b) Le credenziali per accedere al pannello di controllo che consentirà all’ente promotore di monitorare in tempo reale l’andamento delle iscrizioni, del pagamento delle quote e delle prenotazioni (i partecipanti che hanno prenotato fino a quel momento, l'albergo da loro scelto, la data di arrivo e di partenza, la tariffa applicata)  e,  indicato in apposito spazio del pannello, l’ammontare dell'eventuale  contributo riconosciuto all'ente promotore e   maturato fino a quel momento. 

 

12) Va precisato che il Congressystem non fornisce indicazioni qualitative, ne sulle strutture ne sui servizi e tariffe proposte. 

 

 

Del ruolo di Eurekamice (EMI - Eureka MICE International)

 

13) Effettuando la prenotazione tramite Congressystem, si instaura un rapporto contrattuale diretto (vincolante in termini legali) tra il soggetto che ha effettuato la prenotazione e la struttura e/o l’operatore oggetto della prenotazione stessa. Tale condizione, svincola l’ente organizzatore dell’evento da qualsiasi responsabilità riferita alle riservazioni di allotment di camere e  alle prenotazioni dei partecipanti.

 

14) Con la formalizzazione della prenotazione Eurekamice (EMI - Eureka MICE International) agirà  esclusivamente da intermediario tra il soggetto che ha effettuato la prenotazione e la struttura e/o l’operatore, trasmettendo a quest’ultimo i dettagli della prenotazione e inviando al partecipante all’evento  che ha effettuato la prenotazione, una e-mail di conferma in nome e per conto della struttura e/o operatore. 

Nello svolgimento di tale servizio Eurekamice  divulgherà, attraverso il sistema, i dati e le informazioni che la struttura/operatore avrà immesso direttamente nel sistema e per tale motivo non è responsabile delle informazioni, disponibilità, e tariffe visualizzate   di cui sono esclusivi e diretti responsabili le strutture e gli operatori che le hanno inserite.

 

15) Eurekamice  per quanto eserciti un’azione di monitoraggio e controllo  sul sistema e sul servizio in generale e sulle prenotazioni in particolare,  in nessun caso può essere ritenuta responsabile delle informazioni  fornite direttamente da strutture e operatori.

Parimenti Eurekamice non può essere ritenuta responsabile  per qualsiasi errore (inclusi quelli manifesti e di battitura), interruzione del servizio (che sia dovuta a guasto (temporaneo e/o parziale), alla riparazione, all’upgrade o alla manutenzione della Piattaforma del servizio o altro), per l’informazione imprecisa, fuorviante o falsa o per il loro mancato recapito. Ogni struttura/operatore è responsabile in qualsiasi momento dell’accuratezza, della completezza e della correttezza delle informazioni (descrittive), incluse le tariffe e la disponibilità visualizzate sul Congressystem. 

 

 

Delle Tariffe  e della garanzia delle condizioni più vantaggiose

 

16) Per specifica condizione contrattuale  con strutture ed operatori, le tariffe e le condizioni da loro direttamente indicate nel sistema devono essere le più vantaggiose   relativamente sia al periodo sia alla tipologia di soluzione proposta.

 

17) Le tariffe espresse  dalle strutture ricettive sono comprensive dell’IVA, ma non della eventuale tassa di soggiorno che andrà pagata dall’utente, direttamente all’hotel.

 

18) Al fine di poter garantire le migliori tariffe e condizioni, le strutture ricettive possono proporre “soluzioni speciali” o  “pacchetti speciali” con condizioni che possono includere o non includere determinati servizi e/o restrizioni in termini contrattuali. Starà agli utenti decidere la soluzione che meglio risponde alle proprie esigenze dopo averle attentamente valutate.  

 

19) In caso di mancata presentazione o cancellazione della prenotazione è facoltà della struttura ricettiva decidere se  addebitare al cliente che ha formalizzato la prenotazione tasse e penali. 

 

 

Della Gratuità del servizio per gli utenti

 20) Salvo diverse disposizioni concordate dall'ente promotore con Eurekamice, si intende che l’utilizzo del servizio  da parte dei partecipanti, utenti dello stesso, è gratuito.

Del controllo dell’Ente promotore su iscrizioni, quote versate, prenotazioni alberghiere e contributo maturato 

21) Con l’attivazione del sistema e del link per accedere al servizio personalizzato, all’ente promotore sono fornite anche le credenziali per l’accesso al pannello di controllo dedicato all’evento. Da tale pannello egli potrà monitorare costantemente l’andamento delle iscrizioni, delle quote versate dai vari partecipanti e delle prenotazioni alberghiere verificando in tempo reale quelle effettuate sino a quel momento (con indicato nome del partecipante, quota di iscrizione scelta e pagata, data di arrivo, data di partenza, hotel prenotato tipo camera e prezzo) e verificare inoltre l’importo del contributo  maturato.

 

Dell’eventuale commissione all'ente promotore dell'evento e della sua erogazione 

22) Per taluni eventi riconosciuti di particolare interesse per la destinazione e la struttura ospite, all'ente promotore potrà essere riconosciuta una commissione, da quantificarsi a seconda dei casi, sull'ammontare delle prenotazioni effettuate dai partecipanti attraverso il sistema dedicato. 

Va precisato che tale importo  non altera  la composizione tariffaria delle strutture ricettive che per  garanzia contrattuale deve essere la più conveniente relativamente al periodo di applicazione e alla tipologia di sistemazione/servizio.

L'eventuale commissione sarà  erogata all’ente promotore per il tramite di Eurekamice a conclusione dell’evento, dopo che le strutture ricettive le avranno corrisposto gli importi relativi.

In tale contesto  il ruolo di Eurekamice  è di intermediario e più precisamente: 

a) di esattore nei confronti delle strutture ricettive e operatori che forniscono i servizi 

b) di pagatore, nei confronti  degli enti promotori, del contributo di loro spettanza.

L’erogazione del contributo all’ente promotore avviene a circa 40 giorni dalla chiusura dell'evento e comunque soltanto dopo aver incassato il relativo  corrispettivo dalle strutture ricettive e operatori.

 

23) Tale commissione non è gravata di costi diretti o accessori relativi all’attivazione e all’utilizzo del sistema e verrà erogata al netto di eventuali tasse o imposte previste dal vigente sistema fiscale.

 

Impegni e Responsabilità dell’ente promotore

 

24) Il Congressystem è stato ideato per fornire all’ente promotore dell’evento una serie di vantaggi  tra i quali sollevarlo  da qualsiasi responsabilità relativa alla prenotazione e gestione degli allotment alberghieri.

A questo proposito nessun impegno, costo  o penale può essere  imputata all’ente promotore  dell’evento per i contingenti di camere (allotment) resi disponibili dalle strutture ricettive  per l’evento stesso, o per prenotazioni diverse da quelle  effettuate direttamente  dallo stesso ente.

 

25) Unica condizione  richiesta all’ente promotore che desidera avvalersi del sistema di prenotazione on-line Congressystem per un proprio  evento è l’ impegno formale a non effettuare, per l’evento in questione, prenotazioni e/o avviare richieste e/o trattative dirette con strutture ricettive, al di fuori del sistema, poiché    tale atteggiamento comprometterebbe il buon  svolgimento del servizio fornito dal sistema, con la perdita di  benefici e vantaggi dallo stesso garantiti, sopratutto relativamente a  tariffe e condizioni applicate dalle strutture ricettive.

 

26) La compilazione della Richiesta di attivazione del sistema Congressystem per un determinato evento implica l’automatico impegno  dell’ente promotore   a non  avviare richieste e/o trattative e/o prenotazioni dirette o indirette con strutture ricettive  per l’evento stesso al di fuori del sistema Congressystem.

 

27) Il mancato rispetto da parte dell’ente promotore di tale unica condizione determina l’automatica decadenza di tutte le garanzie  previste dal Congressystem e tra queste  del diritto di ricevere il contributo  previsto  per tutte le prenotazioni effettuate per l’evento in questione. 

 

 

Diritti di proprietà intellettuale

 

28) Eurekamice (EMI - Eureka MICE International opera in qualità di fornitore di servizi d’intermediazione, non agisce né opera in nessun caso in qualità di venditore ufficiale di qualsiasi prodotto o servizio presente sulla piattaforma Congressystem.

 

29) Eurekamice è proprietaria in via esclusiva del Congressystem e detiene tutti i diritti, titoli e interessi riferiti a tale sistema, nonché tutti i diritti di proprietà intellettuale riguardanti l’aspetto grafico e l’interfaccia generale del sistema tramite il quale il servizio viene reso disponibile.

 

30) E’ assolutamente vietato l’utilizzo non espressamente autorizzato per scritto del logo e  in tutto e anche solo di parte dei sistemi e dei contenuti  in esso rappresentati.

 

31) Qualsiasi utilizzo non conforme alle vigenti leggi costituisce  violazione dei diritti di proprietà intellettuale di Eurekamice (EMI - Eureka MICE International).

 

Varie

 

31) Per quanto non espressamente previsto dalle presenti condizioni si fa riferimento alle vigenti leggi europee  e maltesi.

 

32) Foro competente per qualsiasi controversia è la Repubblica di Malta.

 

33) Il testo originale  delle presenti Condizioni del servizio  è l’inglese, unico ad avere valore legale in giudizio in caso di controversia.

Il testo inglese è disponibile sul presente sito.

 

Informazioni su Eurekamice (EMI - Eureka MICE International) 

 

Il servizio online di prenotazione è fornito da Eurekamice (EMI - Eureka MICE International Ltd), società a responsabilità limitata soggetta alle leggi della repubblica di Malta e con sede legale a 5 Majestic Court - Mary's Street Mellieha MH1337 - Malta

Company Registration Number: C-54378 - Partita IVA MT-20586136