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FAQ

COS’E’

Congressystem è il nuovo programma di iscrizioni,  prenotazioni online e servizi di supporto, creato apposta per  eventi e congressi

 

 

COSA FA?

Fornisce un sistema dedicato, personalizzato all’evento, per la gestione, l’incasso,  la contabilizzazione delle iscrizioni, l’emissione automatica di ricevute o fatture, per la gestione degli allotment alberghieri e delle  prenotazioni dei partecipanti all’evento, nonché supporti e servizi dedicati  consentendo all’organizzatore di monitorare  in tempo reale lo stato d'avanzamento dei lavori, le  iscrizioni ricevute, le quote incassate e in sospeso, le prenotazioni effettuate.

QUALI SONO I BENEFICI ?

  • Rende agevole ed immediato il processo di iscrizione e pagamento delle quote da parte dei partecipanti

  • Elimina, grazie all’automatizzazione,  le procedure di gestione, contabilizzazione e rendicontazione delle quote di iscrizione

  • Provvede direttamente e automaticamente all’emissione di ricevute, fatture, invii per campagne promozionali, corrispondenza  e comunicazioni

  • Garanzia di disporre sempre,  in tempo reale, della situazione generale aggiornata relativamente a iscrizioni effettuate, quote pagate e contabilizzate, ricevute/fatture emesse, prenotazioni effettuate

  • Ottimizza le disponibilità degli alberghi

  • Garantisce contrattualmente le migliori tariffe degli alberghi per il periodo

  • Non comporta nessuna rischio e responsabilità per gli organizzatori

  • Facilissimo da utilizzare

  • Garantisce ricavi per l’ente promotore, derivate dalle commissione alberghiere sulle prenotazioni realizzate attraverso il sistema (condizione riservate agli eventi che rivestono particolare interesse per la destinazione/struttura relativamente a periodo, numero partecipanti e numero di pernottamenti) 

 

QUALI IMPEGNI PREVEDE PER L’ENTE ORGANIZZATORE?

Unica condizione  richiesta all’ente promotore che desidera avvalersi del sistema di prenotazione on-line Congressystem per un proprio  evento è l’ impegno formale a non effettuare, per l’evento in questione, prenotazioni e/o avviare richieste e/o trattative dirette con strutture ricettive, al di fuori del sistema. Questo perché tale atteggiamento comprometterebbe il buon  svolgimento del servizio fornito dal sistema con la perdita di  benefici e vantaggi dallo stesso garantiti sopratutto relativamente a  tariffe e condizioni applicate dalle strutture ricettive.

 

COME SI ATTIVA?

Compilando la scheda informativa per l’evento per il quale  si richiede l’attivazione del sistema disponibile online a questo link.  In alternativa si può contattare la segreteria. 

 

COME FACCIO A CONTROLLARE ISCRIZIONI, PRENOTAZIONI, QUOTE INCASSATE E QUANT’ALTRO?  

Con l’attivazione del sistema e del link per l’accesso, all’ente promotore sono fornite anche le credenziali per l’accesso al Pannello di controllo dedicato all’evento da cui si possono verificare in tempo reale tutte le operazioni effettuate riferite tanto alle iscrizioni alle quote incassate e ricevute emesse, quanto alle prenotazioni effettuate sino a quel momento (con indicato nome del partecipante, data di arrivo, data di partenza, hotel prenotato tipo camera prezzo). 

 

CHI PUO’ USUFRUIRE DEL CONGRESSYSTEM?

Tutti gli enti promotori di eventi nella persona del loro legale rappresentante

 

E’ POSSIBILE UTILIZZARE ANCHE UNO SOLO DEI SISTEMI  PREVISTI?

Certamente, si può utilizzare tanto il sistema completo riferito alle quote di iscrizione e alla gestione degli allotment e prenotazioni alberghiere, quanto anche uno solo dei due sistemi.

 

IL SISTEMA PREVEDE LA POSSIBILITÀ’ DI GESTIRE PIU’ TIPOLOGIE DI QUOTE DI ISCRIZIONE?

Si certamente il sistema prevede la gestione sino ad un massimo di 15 tipologie riferite tanto alle quote di iscrizione, quanto a eventuali quote opzionali quali quota serata di gala, programma accompagnatori, acquisto atti, etc.

 

L’ENTE PROMOTORE PUO’ DELEGARE LA PROPRIA AGENZIA PER L’ATTIVAZIONE DEL SISTEMA?

Certamente, l’importante è che il  legale rappresentante dell’ente promotore invii preventivamente  alla segreteria del Congressystem una comunicazione email di delega con indicati chiaramente  i riferimenti del soggetto autorizzato a operare in nome e per conto dell’ente promotore. 

 

CHI GARANTISCE LE PRENOTAZIONI AGLI ALBERGHI?

Le prenotazioni sono garantite agli alberghi direttamente dai soggetti che hanno effettuato le prenotazioni  mediante carta di credito, pre-pagamento  o altra forma concordata con l'hotel.

L’ente promotore è garante solo delle eventuali prenotazioni effettuate  direttamente.

 

CHI ASSICURA CHE LE TARIFFE PRATICATE DAGLI ALBERGHI SIANO LE PIU’ VANTAGGIOSE?

L’applicazione delle tariffe più favorevoli del periodo è condizione contrattuale per gli alberghi che aderiscono al Congressystem.

 

NON C’E’ IL RISCHIO CHE UN PARTECIPANTE ENTRANDO NEL SISTEMA POSSA CONFONDERSI CON UN ALTRO EVENTO?

E’ assolutamente impossibile che si verifichino casi simili, dal momento che ogni evento dispone di un proprio sistema di iscrizione e prenotazione assolutamente indipendente da tutti gli altri.

Il link fornito al Comitato promotore che da' accesso al sistema è unico ed esclusivo, solo  per quell’evento.

QUANTO COSTA?

Il costo per l'utilizzo del sistema varia in relazione ai servizi richiesti, alle caratteristiche dell'evento e al contesto in cui si svolge.

Per taluni eventi che si svolgono in periodi di particolare interesse per la destinazione che li ospita il sistema garantisce dei ricavi proporzionali al numero di partecipanti che hanno utilizzato il servizio di prenotazione online.